Een goed contact met ouders vinden wij erg belangrijk. Dat begint al bij het intakegesprek. Tijdens dit gesprek nemen wij uitgebreid de tijd om kennis te maken met u en uw kind, vertellen wij u over de dagelijkse gang van zaken en geven wij u een rondleiding. Ook gedurende de tijd die uw zoon/dochter bij ons doorbrengt proberen wij u zo goed mogelijk te betrekken bij het wel en wee van uw kind.

Kinderen vinden belangrijk wat hun ouders belangrijk vinden. Als ouders aan hun kind laten merken dat ze belangstelling hebben voor wat het kind meemaakt, groeit de interesse van de kinderen ook. De ouders dragen de verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling voor een groot gedeelte over aan de medewerkers. Toch zijn de medewerkers in heel veel opzichten afhankelijk van u als ouders, alleen al door uw belangstelling voor wat uw kind leert en meemaakt. Kinderen komen niet alleen naar het kindcentrum om kennis op te doen, maar ook om op een goede en prettige manier met andere kinderen en de medewerkers te leren omgaan.
Overleg en afstemming zijn daarom erg belangrijk. Het werkt niet als een kind telkens met twee héél verschillende voorbeelden wordt geconfronteerd. Daarom is het erg goed dat ouders en medewerkers elkaar aanvullen en elkaar informeren. Als u het ergens niet mee eens bent of u plaatst vraagtekens bij het één of ander, is het goed om dat rustig te bespreken met de leerkracht of de pedagogisch medewerker van uw kind. Als wij vragen hebben of denken suggesties te kunnen doen, zullen we met u contact opnemen.

Wij vinden het belangrijk dat u goed geïnformeerd bent over de gang van zaken op het IKC Binnenstebuiten. We maken gebruik van de volgende mogelijkheden:

• Het schoolbulletin ‘De nieuwsflits’, driemaal per schooljaar is dit een specifieke Nieuwsbrief Zodra er nieuws is ontvangt u een nieuwsbrief;
• De themabrief, u wordt geïnformeerd over het nieuwe thema;
• Informatieavonden, u ontvangt informatie over een bepaald aspect van ons onderwijs;
• Oudergesprekken, meerdere keren per jaar voeren we overleg met u over de ontwikkeling van uw kind aan de hand van de observaties, rapporten en het portfolio;
• De website; www.ikc-binnenstebuiten.nl;
• De ikc-gids. In deze gids staan alle gegevens die betrekking hebben op Binnenstebuiten en onze werkwijze. Deze kunt u downloaden op de site;
• Folders, sommige onderwerpen hebben we uitgewerkt in een foldertje;
• In uitzonderlijke gevallen ontvangt u een brief via de kinderen;
• De app Parro;
• Enquêtes om de ouders te bevragen op diverse onderwerpen en aangelegenheden.

Persoonsregistratie en privacy
Het registreren en overdragen van persoonsgegevens gebeurt binnen de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Op al onze locaties en op het servicebureau wordt gewerkt conform het bepaalde in deze wet. De medewerkers houden vertrouwelijke informatie die zij tijdens de uitoefening van haar beroep krijgt geheim (beroepscode).

Het onderwerp privacy is belangrijk omdat er steeds meer gegevens digitaal worden opgeslagen. De digitale mogelijkheden worden steeds groter en de daarmee gepaard gaande risico’s van inbreuk op de privacy nemen toe. Om de privacy nog beter te beschermen is vanaf 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ingevoerd. Privacy is een grondrecht en gaat over de bescherming van persoonsgegevens. Leerling-gegevens zijn persoonsgegevens. Vaak bevatten leerling gegevens gevoelige informatie, zoals informatie over gezondheid, vraagstelling rond leren en gedrag en godsdienst. Deze persoonsgegevens worden ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd en mogen alleen worden vastgelegd als dat noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor begeleiding van leerlingen of voor bijzonderheden. Denk hierbij aan de registratie van allergieën, zodat hiermee rekening gehouden kan worden bij traktaties of lunches. Of de registratie van diabetes, zodat in geval van nood de juiste procedure kan worden gevolgd. Alles wat er met persoonsgegevens wordt gedaan, wordt in de wet verwerken genoemd. Verwerken is onder meer: online en offline persoonsgegevens verzamelen, kopiëren, opslaan, verspreiden, publiceren, delen en uitwisselen. Binnen de school worden de volgende persoonlijke gegevens verwerkt:

• Persoonsgegevens in relatie tot de wettelijke verplichtingen bij inschrijving van de leerling;
• Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid en het welzijn van de leerling;
• Gegevens over de aard en verloop van het onderwijs: de behaalde leerresultaten;
• Gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs;
• Gegevens ten behoeve van de ondersteuning van de leerling.

Uitwisseling van (persoonlijke) gegevens met derden, staat in het onderwijs altijd in het teken van het bevorderen van het onderwijsleerproces. Denk hierbij aan het werken met Google Workspace. Het uitgangspunt is dat:

• Er zoveel mogelijk gekozen wordt voor de uitwisseling van anonieme gegevens;
• Persoonlijke gegevens slechts worden uitgewisseld met toestemming van de ouders/verzorgers (hiervoor ontvangt u jaarlijks een reminder dat u de toestemming kunt geven of intrekken);

Bij het ontbreken van toestemming van de ouders/verzorgers gebeurt dit op basis van het verenigbaarheidscriterium uit de Wet Bescherming Persoonsgegevens (daarbij gaat het om de belangen van de leerling in het kader van begeleiding, gezondheid en welzijn, waarbij slechts die gegevens mogen worden uitgewisseld die een relatie hebben met het doel van de oorspronkelijke registratie).

Foto en filmmateriaal
Het is ouders/verzorgers niet toegestaan om foto’s en/of filmpjes van kinderen, anders dan hun eigen kind(eren) via sociale media te verspreiden. Dat is wettelijk zo bepaald. Om ouders en verzorgers toch te laten zien welke activiteiten er op school plaatsvinden, worden er af en toe foto’s en filmpjes van de kinderen gemaakt. Deze worden via Parro of Klasbord verspreid. Mocht u geen toestemming hebben gegeven voor het maken van beeldmateriaal van uw kind, dan maakt de leerkracht de foto/ film zodanig dat uw kind niet of onherkenbaar op de foto/ film staat.

Indien de school voor andere media-uitingen (bijvoorbeeld een flyer, poster of boekje) een afbeelding van een leerling wil gebruiken, vraagt de school de ouders/verzorgers daar in een aparte brief toestemming voor. Een getekende akkoordverklaring van de ouders/verzorgers wordt in de leerlingenadministratie opgenomen, alvorens van het beeldmateriaal van de betreffende leerling gebruik mag worden gemaakt.

Ook hier geldt dat u als ouders/verzorgers uw toestemming te allen tijde weer kunt intrekken. De afbeeldingen/het filmmateriaal van de betreffende kind(eren) zullen dan van Parro/ Klasbord/ Website van school verwijderd worden. De school kan echter niet voorkomen dat anderen, in de periode dat de foto’s wel op internet stonden, de foto’s gedeeld hebben. De school kan dan ook geen garantie geven dat de verwijderde afbeeldingen niet elders op het internet kunnen staan.

Functionaris Gegevensbescherming (FG)
Binnen Wonderwijs beschikken wij over een Functionaris Gegevensbescherming. Als u vragen en/of klachten heeft met betrekking tot uw of uw kinds privacy, dan kunt u contact opnemen met onze FG. De FG is telefonisch bereikbaar op 030 - 889 65 75 of per e-mail op fg@lumengroup.nl. Daarnaast is de FG ook bereikbaar via de beveiligde website https://www.lumengroup.nl/contact/. Lumen Group B.V. Reactorweg 301 3542 AD UTRECHT

In hoofdstuk 6 en op de website Het ABC - IKC Binnenstebuiten (ikc-binnenstebuiten.nl) vindt u ook alle contactgegevens.

Leerplicht, verlof en schoolverzuim
We volgen de voorschriften van de leerplichtwet bij het geven van verlof en het verzuimprotocol dat in de regio is vastgelegd. Binnen de leerplichtwet mogen wij geen vakantieverlof verlenen buiten de schoolvakanties. De enige uitzondering is dat een werkgever verklaart dat dit de enige vakantie betreft die het gezin in dat jaar heeft. Verder wordt er verlof verleend voor andere gewichtige omstandigheden. Enkele voorbeelden hiervan:

• het voldoen aan wettelijke verplichtingen voor zover niet mogelijk buiten de lesuren;
• huwelijk van bloed- of aanverwanten;
• verhuizing (1 dag);
• ernstige ziekte van ouders of bloed- of aanverwanten;
• overlijden van bloed- of aanverwanten;
• bij viering van 25-, 40- en 50-jarig dienstverband van ouders of grootouders (1 dag);
• bij viering van 12½-, 25-, 40-, 50- en 60-jarige huwelijksjubileum van ouders of grootouders (1 dag);

Ziekteverzuim wordt als zorgwekkend gezien als een leerling 2 weken aaneengesloten ziek is of zich 4 keer (of meer) in een schooljaar ziekmeldt.

• De school voert gesprekken met de verzuimende leerling en ouders.
• School-/Jeugdarts van GGD wordt – zo nodig - door de school ingeschakeld, om te bepalen of een leerling in staat is onderwijs te volgen. De school informeert leerplicht over deze verwijzing.
• Indien een leerling door de school/jeugdarts in staat wordt geacht de school geheel of gedeeltelijk te bezoeken en als de leerling dat vervolgens niet doet, schakelt de school leerplicht in.
• Leerplicht onderneemt de nodige acties, die tot hervatting van het schoolbezoek moeten leiden.

Bij langdurig ziekteverzuim (meer dan 2 weken) stelt de school een huiswerk- en/of inhaalplan op en adviseert indien nodig over alternatieven.

4.3.1 Overdracht
Gedurende de dag maken de pedagogisch medewerkers uw kind van heel dichtbij mee. Vorderingen worden met u als ouder(s) uitvoering besproken. De belevenissen van uw kind worden bijgehouden in zijn of haar eigen “schriftje”. Ouders krijgen hierdoor ook beter zicht op wat de opvang voor hun kind betekent. Een goede overdracht komt van beide kanten, de pedagogisch medewerkers kunnen u daardoor ook beter informeren over het welzijn van uw kind.

4.3.2 Kindgesprek
Minimaal één keer per jaar is er een kindgesprek. Het voornaamste doel van dit gesprek is om met elkaar te delen hoe het kind zich voelt, ontwikkelt en gedraagt op het kindcentrum. In dit gesprek bespreken we, aan de hand van het kindvolgsysteem, de ontwikkeling van uw kind. Ook het welbevinden van uw kind en relevante informatie vanuit de thuissituatie krijgen hierin een plek.
Mocht er naast het kindgesprek behoefte zijn aan een gesprek, dan is dit altijd mogelijk. Vanzelfsprekend wachten we niet op het jaarlijkse oudergesprek als er tussentijds bijzonderheden zijn. Dit zal in voorkomende gevallen direct met ouders worden besproken.
Op de locatie zien ouders informatie, foto’s en materialen die een beeld geven van het actuele thema, de activiteiten en gebeurtenissen. Zo is er bijvoorbeeld een thematafel, informatiebord of kiesbord.

4.3.3 Overige communicatie
Via onze website, Facebook, Klasbord en ons ouderportaal) willen wij voorzien in de behoefte aan actuele informatie. Wij hopen dat dit bijdraagt aan een betere communicatie met en betrokkenheid van ouders. Intern zijn er heldere afspraken en protocollen over het plaatsen en delen van informatie en beeldmateriaal. Tenslotte organiseren wij ouderbijeenkomsten of vieringen zoals informatie- of thema-avonden, inloopavonden of andere activiteiten zoals bijvoorbeeld een jaarfeest of viering.

Volgens een vastgesteld rooster kunt u 10 minuten voor aanvang van de lestijd gebruik maken van de inloop. Tijdens deze inloop kunt u samen met uw kind naar zijn werk kijken of samen een spelletje doen. De leerkrachten zijn aanwezig zodat u zo nodig een afspraak kunt maken. Als er geen inloop is gepland voor de groep van uw zoon/dochter wordt u kind ontvangen bij de deur van de groep (1-2) of gaat uw zoon/dochter zelfstandig naar de groep. Dit geldt niet bij verjaardagen en als er specifieke afspraken zijn gemaakt.

Standaard nodigen wij u driemaal per jaar uit voor een gesprek. In dit gesprek wordt de ontwikkeling van uw zoon/dochter besproken. Ieder schooljaar wordt er in de groep gestart met informatie over het leerjaar van uw zoon/dochter. Indien u informatie wenst kunt u natuurlijk altijd een afspraak maken met de leerkracht(en). Ook bij thema’s en andere activiteiten worden de ouders regelmatig uitgenodigd in de groep.

4.4.1 Hulp van ouders
Bij tal van activiteiten in de groepen schakelen wij de hulp van de ouders in. U kunt hierbij denken aan:

• excursies en vervoer
• ondersteuning bij de thema’s
• als gastspreker
• schoonmaken en reparatie van materialen

De hulp bij al deze activiteiten verhoogt de betrokkenheid van de kinderen en de ouders bij het IKC.

4.5.1 IKC raad
Wij hechten veel waarde aan de mening van de ouder(s). Wij vinden het belangrijk om ouder(s) te betrekken bij de kinderopvang en onderwijs en te luisteren naar ideeën en suggesties. De IKC-raad komt regelmatig, volgens planning, bij elkaar. Op de agenda staan onderwerpen als personeelsbezetting, huisvesting, financiën, onderwijskundige veranderingen, enz. Over tal van beleidszaken wordt advies, dan wel instemming gevraagd. Bovenschools is er de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR). In de GMR worden onderwerpen besproken die het onderwijs binnen stichting Wonderwijs gezamenlijk aangaan. Om de belangen van de kinderen en de medewerkers van Binnenstebuiten zo goed mogelijk te behartigen, is een actieve en betrokken IKC-raad van groot belang. De vergaderingen van de IKC-raad zijn openbaar. De samenstelling van de IKC-raad staat vermeld op de website: Ouderbetrokkenheid - IKC Binnenstebuiten (ikc-binnenstebuiten.nl)

4.5.2 Ouderraad
Hoofdtaak van de ouderraad is het organiseren van én ondersteunen bij IKC-activiteiten. De ouders die in deze commissie zitten ondersteunen het team onder andere bij het organiseren van het Sinterklaasfeest, Kerstmis, Carnaval, Pasen en Sportdagen. Daarnaast is de ouderraad verantwoordelijk voor het beheer van de vrijwillige ouderbijdrage. Het niet betalen van de vrijwillige ouderbijdrage leidt niet tot het uitsluiten van kinderen aan activiteiten georganiseerd door de ouderraad.

De financiële situatie wordt aan het eind van het schooljaar door de ouderraad geëvalueerd en indien nodig wordt het bedrag van de vrijwillige ouderbijdrage aangepast. Voor de samenstelling van de ouderraad verwijzen wij u naar de website: Ouderbetrokkenheid - IKC Binnenstebuiten (ikc-binnenstebuiten.nl)